En toch doen we dat sinds 2000 met groot succes — de juiste kandidaten vinden. Hoe? Door ons te focussen op die context: het Order to Cash-proces (O2C).

Want wanneer je precies weet hoe een bedrijfsproces werkt, dan weet je ook wat een kandidaat kan bijdragen aan dat proces. Daarom kijken we niet alleen naar de functieomschrijving van een vacature, maar ook naar de positie in het O2C-proces die vervuld moet worden én naar de persoon achter het C.V.

Zo kan het voorkomen dat onze recruitment consultants een alternatief voorstel doen — niet op basis van de functieomschrijving, maar juist op basis van de plaats in het O2C-proces, waarmee dit proces uiteindelijk efficiënter wordt.

Wat is Order 2 Cash?

Als we de voordelen van een efficiënt Order 2 Cash-proces opsommen, dan lijkt het de heilige graal van menig organisatie — en op een bepaalde manier is het dat ook. Een O2C-proces dat optimaal functioneert resulteert namelijk in een betere leverbetrouwbaarheid, kortere doorlooptijden, lagere Days Sales Outstanding en uiteindelijk een versnelde kasstroom — met als eindresultaat extra flexibiliteit, weerbaarheid en een grotere klanttevredenheid.

Order to Cash (O2C) is het complete proces binnen een organisatie dat start bij het moment dat een klant een bestelling plaatst totdat de betaling is ontvangen en verwerkt. Het omvat alle stappen die hierbij komen kijken, zoals:

1. Pre-order

• Leadgeneratie: Het aantrekken van potentiële klanten.
• Kwalificatie van leads: Bepalen of potentiële klanten geschikt zijn om klant te worden.
• Offertes maken: Het opstellen van gedetailleerde offertes voor producten of diensten.

2. Orderafhandeling

• Orderontvangst: Het ontvangen en bevestigen van bestellingen van klanten.
• Ordercontrole: Controleren of de bestelling compleet en accuraat is.
• Voorraadbeheer: Controleren of de bestelde producten op voorraad zijn.
• Pick-en-pack: Het verzamelen en verpakken van de bestelde producten.
• Verzending: Het verzenden van de bestelde producten naar de klant.

3. Post-order

• Levering: Het bezorgen van de bestelde producten bij de klant.
• Retourneren: Het verwerken van retourzendingen en terugbetalingen.
• Klantenservice: Het beantwoorden van vragen en het oplossen van problemen van klanten.Betalingsverwerking: Het verwerken van betalingen van klanten.
• Debiteurenbeheer: Het innen van openstaande facturen.

4. Analyse en optimalisatie

• Rapportage: Het genereren van rapporten over het O2C-proces.
• Analyse: Het analyseren van de O2C-gegevens om gebieden voor verbetering te identificeren.
• Optimalisatie: Het doorvoeren van wijzigingen aan het O2C-proces om de efficiëntie en effectiviteit te verbeteren.

Keser & Order 2 Cash

Onze rol in het O2C-proces is dat wij gespecialiseerd zijn in het optimaal verzorgen van de personele invulling binnen deze context — en daarmee het O2C-proces van de organisatie waarborgen of zelfs een boost kunnen geven.

Hiervoor bouwen wij op jarenlange ervaring in zowel het recruiten en sourcen, als met het Order 2 Cash-proces zelf.

De 5 stappen van het O2C-proces

Het hebben van een O2C-proces is geen keuze of onderdeel van de bedrijfsfilosofie — in iedere organisatie is in meer of mindere mate een O2C-proces in werking. En dus kan er in iedere organisatie bijgedragen worden aan dit proces.

Het O2C-proces bestaat uit vijf globale stappen, waarbinnen wij specifieke invullingen verzorgen.

1. Quote

Het proces voorafgaande aan de order, waarin de offerte (quote) centraal staat.

Functies:

• Inside sales
• Export/Accountmanagement
• Pricing analyst
• Tender coördinator

2. Order management

Het beheer en monitoren van de order. In deze stap is overzicht cruciaal.

Functies:

• Order Entry
• Customer Care / Service
• Order Management
• After Sales
• Claims Handler
• Order manager

3. Order fulfilment

Fulfilment is het kernproces van de levering. Afhankelijk van de structuur van de organisatie omvat fulfilment onder andere inkoop, productie, voorraadbeheer en planning.

Functies:

• Purchaser/Buyer
• (Supply Chain)Planner
• Transport Coördinator
• Logistics

4. Cash management

Deze stap richt zich op het naleven van de afspraken en voorwaarden uit stap 1 (Quote) en draagt bij aan een minimale DSO — evenals het delegeren van eventuele problemen, om alsnog tot een geslaagde orderlevering te komen.

Functies:

• Accounts Receivable en Payable
• Credit Control
• Treasury
• Credit Analysis
• Accounting

5. Reporting & improvement

Om de organisatie constant te verbeteren, is het belangrijk om processen te inventariseren, te meten en terug te koppelen. Reporting & improvement focust zich op dit essentiële proces.

Functies:

• Business Analyse / Controlling
• Lean/Six sigma consultant
• Supply chain consultant